1. Mise en Conformité Réglementaire : La Base Incontournable
Avant d'entamer toute démarche de référencement, chaque SPN doit s'assurer de sa parfaite conformité légale, fiscale et sociale. C'est l'étape de la Diligence Amont (Due Diligence) exigée par la quasi-totalité des donneurs d'ordre, quelle que soit leur nature.
Documents Légaux et Administratifs Exigés (Socle Commun)
| Type de Document | Objectif | Validité Recommandée |
| Extrait du Registre du Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM) | Prouver l'existence légale de l'entreprise. | Moins de 3 ou 6 mois |
| Numéro d'Identification Fiscale (NIF) | Justifier l'immatriculation fiscale. | En cours de validité |
| Attestation de Régularité Fiscale (Quitus Fiscal) | Prouver la régularité des déclarations et paiements d'impôts. | Périodique (selon la législation locale) |
| Attestation de Déclaration Sociale (CNSS, etc.) | Justifier le respect des obligations sociales (cotisations). | Périodique (moins de 6 mois) |
| Statuts de l'Entreprise | Connaître la forme juridique et les représentants légaux. | À jour |
| Relevé d'Identité Bancaire (RIB/IBAN) | Pour sécuriser les paiements. | À jour et certifié |
| Assurance Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro) | Couvrir les risques liés à l'activité. | Annuelle |
2. Procédures et Documents par Type de Donneur d'Ordre Principal
Les exigences de référencement varient légèrement en fonction de la nature et du secteur d'activité du donneur d'ordre.
A. Les Compagnies Pétrolières et Gérantes de Projets (E&P, Services)
Ce type de donneur d'ordre est caractérisé par des normes QHSE (Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement) très strictes.
Procédure de Référencement :
Pré-enregistrement en Ligne : Le SPN doit généralement s'inscrire sur une plateforme de gestion des fournisseurs (e-procurement) de la compagnie (ex: portail Ariba, SAP, etc.).
Vérification QHSE : Remplissage de questionnaires détaillés sur la politique de sécurité, les incidents passés et la capacité opérationnelle.
Audit sur Site (si critique) : Un audit peut être mené pour les prestations critiques afin de vérifier la capacité à respecter les normes de travail.
Acceptation et Catégorisation : Le SPN est classé selon son domaine de compétence et son niveau de criticité.
Documents Spécifiques Exigés :
Certifications QHSE : ISO 9001 (Qualité), ISO 45001 (Santé/Sécurité), ISO 14001 (Environnement) — souvent obligatoires.
Manuel ou Plan de Santé, Sécurité et Environnement (SSE/HSE).
Attestations de formation du personnel clé (ex: travail en hauteur, secourisme, habilitations électriques).
Fiches techniques et descriptifs détaillés des équipements et de la flotte (si pertinent).
B. L'Administration Publique et les Sociétés d'État (Marchés Publics)
Le référencement se fait principalement par l'intermédiaire des procédures de Marchés Publics (Appels d'Offres - AO).
Procédure de Référencement :
Veille des Appels d'Offres : Le SPN doit surveiller les plateformes officielles et le Journal Officiel pour les annonces d'AO.
Retrait du Dossier d'Appel d'Offres (DAO) : Le dossier contient toutes les exigences administratives, techniques et financières.
Soumission de l'Offre : Dépôt de la candidature (partie administrative, partie technique et partie financière) selon le formalisme exigé par l'entité publique.
Évaluation et Attribution : Le choix se base sur la conformité, le prix et les critères techniques définis.
Documents Spécifiques Exigés :
Déclaration sur l'honneur attestant que l'entreprise est à jour de ses obligations fiscales et sociales et qu'elle n'est pas en situation d'interdiction de soumissionner.
Justificatifs de capacités professionnelles : Liste des travaux exécutés au cours des dernières années et références clients.
Déclaration concernant le chiffre d'affaires réalisé au cours des trois derniers exercices.
Garantie de Soumission/Provisoire (chèque de banque ou caution) si le montant du marché est significatif.
C. Les Grandes Sociétés Commerciales (Bâtiment, Télécoms, Banques)
Ces donneurs d'ordre privilégient souvent la rapidité et la performance tout en maintenant un niveau de vigilance réglementaire élevé.
Procédure de Référencement :
Candidature Spontanée ou Réponse à Consultation : Envoi direct de dossiers de candidature aux services Achats ou réponse à des consultations restreintes.
Questionnaire Fournisseur (Vendor Vetting) : Remplissage d'un formulaire standardisé couvrant les aspects légaux, financiers et éthiques (RSE).
Négociation des Conditions Commerciales : Discussion des tarifs, des délais de paiement et des contrats-cadres.
Signature du Contrat-Cadre : Formalisation de la relation pour une période donnée.
Documents Spécifiques Exigés :
Fiches de références clients (références du secteur d'activité, lettres de satisfaction).
Dossier de Capacité Technique et Moyens Humains : Organigramme, CV des équipes clés, inventaire matériel.
Politique RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) ou Charte Éthique signée (de plus en plus courant).
Bilan et Comptes de Résultat des deux derniers exercices pour évaluation de la santé financière.
